+36 30 916 8888 info@infocentrum.hu

Számlalista

Számlalista

A számla lekérdezések alapértelmezett megjelenítése a Számlalista. Itt gyorsan áttekinthetjük a már lezárt számláinkat.

Különböző szempontok szerint szűrhetjük, rendezhetjük és összegezhetjük a lezárt számlákat.


A számlalistában elhelyezett funkciógombok segítségével az alábbi műveleteket pár kattintással elvégezhetjük:


Számla megtekintése

A gombra kattintva az aktuális számla részleteit nézhetjük meg. Ha a számlalistában a számlán duplán kattintunk akkor is ez a felület jelenik meg.

Számlalista megtekintése, nyomtatása

A szűrőfeltételek alapján leválogatott számlák listáját lehet megjeleníteni és igény esetén exportálni, kinyomtatni ezzel a funkcióval.

A gomb megnyomásakor először egy nyomtatási képet tekinthetünk meg, amin a számlák legfontosabb adatai láthatók, valamint a lista végén összegezve is megkapjuk a számlák nettó, bruttó és áfa értékét, pénznemenként külön bontva.

A lap tetején levő ‘Nyomtatás’ gombbal kinyomtatható a lista, emellett van lehetőség exportálásra és pdf fájl mentésére is.

Szűrőfeltételek

A lista azokat a számlákat tartalmazza, melyek a beállított feltételeknek megfelelnek. Egy feltétel akkor lesz figyelembe véve, ha a felette levő jelölőnégyzet ki van jelölve.

  1. Időintervallum
    • számla kelte,
    • teljesítés időpontja,
    • fizetési határidő,
    • fizetve alapján
  2. Fizetve
    • IGEN – csak azok a számlák láthatóak, melyek már ki lettek egyenlítve
    • NEM – látható a kintlevőség – számlalistát nyomtatva a kintlevőség teljes összege látható
  3. Fizetés módja
  4. Típus
    • Normál – csak a normál számlák
    • Érvénytelenítő – csak az érvénytelenítő számlák
    • Érvénytelenített – csak az érvénytelenített számlák
    • Helyesbítő – csak a helyesbítő számlák
    • Előleg – csak az előleg számlák
  5. Termék, szolgáltatás: csak azok a számlák láthatóak, melyek tételeiben szerepel a kiválasztott cikk, szolgáltatás.
  6. Pénznem: csak azok a számlák láthatóak, melyek a kiválasztott pénznemben készültek.
  7. Vevő:csak azok a számlák láthatóak, melyek a kiválasztott vevőhöz készültek.

Számlák listája

A szűrőfeltételeknek megfelelő számlák jelennek meg a számlalistában.

A számlalistában használt jelölések értelmezése:

  • A különböző típusú számlák gyors megkülönböztetése jelölőszínek megadásával lehetséges. Ezek a [Beállítások]/[Alapbeállítások]/[Színbeállítások] menüpont alatt módosíthatóak.

  • Egy számla részletei (fejléc, tételek) a kiválasztott számlán [Enter]-t nyomva, vagy egérrel duplán kattintva tekinthetők meg.

  • A lista jobb szélén egy kis nyomtató ikon jelzi hogy az adott számla volt-e már nyomtatva, illetve hogy elektronikus számlaként készült-e el.

  • A [+/-] mező azt jelzi hogy az adott bizonylat mozgatta-e a készletet és ha igen milyen irányba: készletet növelte^ készletet csökkentette ˇ

  • A listában egyebek mellett a számla típusa is fel van tüntetve. Előleg számla esetén a még aktív (felhasználható előleggel rendelkező) számlákat a típusa mellett kis csillaggal (*) jelöli a számlázó program.

A számlalista alján lévő menüsorban a számlalista rendezettségét beállító és a számlákkal kapcsolatos egyéb műveletek (másolás, helyesbítés, nyomtatás stb.) elvégzését segítő funkciók kerültek elhelyezésre.

Ezek működését mutatjuk be az alábbiakban.

Számlalista rendezettsége

A képernyő bal alsó sarkában lévő legördülő menüben beállíthatjuk, hogy a következők közül milyen rendezettségben szeretnénk látni a számláinkat:

  • Dátum
  • Sorszám
  • Vevo
  • Teljesítés időpontja
  • Fizetési határidő

A számlalistában a számlák rendezettségét pénznemenkénti csoportosításban is megtekinthetjük.

Ha a Pénznemek szerint csoportosítva jelölő négyzetet bekapcsoljuk [X]. Ekkor a számlalistában a számlák pénznemenként csoportosítva jelennek meg.

Keresés

A megadott rendezettségi feltételnek megfelelően a számlák között lehet keresni. A számlázó program mindig a megadott adathoz legközelebbire áll. Ha több ilyen van akkor ezek közül az elsőre.

  • Dátum: a rögzítés dátuma alapján
  • Sorszám: sorszám alapján (csak szállítólevélnél ill. ajánlatnál)
  • Vevő: a vevő neve alapján keres

Új számla készítése egy meglévő számla alapján

Egy már meglévő számla adataival egyetlen gombnyomásra új számlát generál a számlázó program. A számla másolása gombra kell kattintani.

Egy ellenőrző kérdés jóváhagyásával a számlázó program már el is készíti az új bizonylatot.

Az így létrejött számla természetesen új számlaszámot és dátumot kap, de a többi adat(vevő, termékek, árak, stb.) meg fognak egyezni a kiinduló számla adataival.

A számlázó program lehetőséget biztosít arra, hogy bizonylat másolásakor (tehát mikor új számlát készítünk egy már meglévőből) a vevő és termék adatokat a törzsadatokból vegye, így ha idő közben változtak a termék vagy a vevő adatai, akkor aktualizáltan fog megjelenni az újonnan készített számlán.

Ezt a beállítást a [Beállítások]/[Bizonylatok]/[További beállítások]/[Bizonylatok másolásánál] adatlapon tudjuk elvégezni.

Bevételi pénztárbizonylat készítése számlához

A készpénzes számlákhoz a

‘Bevételi pénztárbizonylat készítése’ gomb megnyomásával lehet Bevételi pénztárbizonylatot készíteni. (Ez a funkció elérhető az adott számlán állva a jobb egér gombra megjelenő popup ablakból is.)

Amennyiben nem készpénzes a számla akkor a számlázó program erre figyelmezteti a felhasználót.

A Bevételi pénztárbizonylaton a hozzá tartozó számla alapján automatikusan kitöltésre kerülnek az alábbi adatmezők:

  • Sorszáma
  • Bizonylat tömb (szigorú számadás alá vont tömb itt választható ki.)
  • Kiállítva az alábbi számla alapján
  • Kibocsátó
  • Cím (Kibocsátó)
  • Befizető
  • Cím (Befizető)
  • Befizetés dátuma
  • Befizetett összeg

A felhasználónak csupán az alábbi 3 adatmezőt:

  • befizetés jogcímét
  • Pénztáros
  • Kassza azonosító
kell kitöltenie.

Az elkészült bevételi pénztárbizonylat nyomtatási képe:

A pénztárbizonylatot a Pénztárbizonylat listából is ki lehet nyomtatni.

Szállítólevél készítése számlából

Ennek a funkciónak a segítségével lezárt számlákból pár gombnyomással szállítólevelet tudunk készíteni. A számlázó program a számlán található adatok alapján kitölti a szállítólevelet.

Számla helyesbítése (helyesbítő számla)

Ezzel a funkcióval egy normál számla alapján a rajta szereplő értékek helyesbítésére/korrigálására alkalmas bizonylatot tudunk készíteni. Az eredeti számla és a helyesbítő számla együtt érvényesek.
Akkor érdemes a helyesbítő funkcióval korrekciót elvégezni, ha pl. a kiállított számlán a tételek nem megfelelő összeggel, áfakulccsal, mennyiségben szerepelnek, vagy a szükségestől kevesebb/több tétel került a számlára. Cégadatokban (Szállító vagy vevő) való módosításra a helyesbítő számla nem alkalmas. Ebben az esetben érvényteleníteni kell a hibás számlát és újat kiállítani helyette.

A Számla helyesbítése gomb megnyomásával megjelenik a helyesbítő számla, melyben az adatokat a számlázó program automatikusan kitölti a helyesbíteni kívánt számla adatai alapján.

A számlán a tételek negatív előjellel kerülnek feltüntetésre. Lehetőség van új tételek felvételére, korrekciójára.

A helyesbítő számla végeredményét a mínuszos és újonnan felvett plusszos tételek határozzák meg. Ez alapján a helyesbítő számlának lehet fizetendő, visszatérítendő, vagy nullás egyenlege. Az eredeti számla és a helyesbítő számla együtt érvényesek.

A helyesbítő számlán a számlázó program elhelyezi a helyesbített számla számlaszámát.

A számlalistában zöld színnel vannak jelezve ezek a számlák, és a számlatípusa mezőben a Helyesbítő számla szöveg szerepel.

2008.01.01-től az így kiállított számlán a következő felirat szerepel: Számlával egy tekintet alá eső okirat.

Számla érvénytelenítése (régen sztornó számla)

Ezzel a gombbal lehet egy számlát érvényteleníteni. A gombot megnyomva megjelenik a számla részletezve, azzal a különbséggel, hogy a számlatételek negatív értékkel szerepelnek.

A megjegyzés mezőbe fel kell tüntetni az érvénytelenítés okát.

Amennyiben mégsem akarnánk érvényteleníteni, akkor a [Bezár] gombot nyomjuk meg. Az ablakban levő [Ér.szla.] gombbal lehet ténylegesen érvényteleníteni a bizonylatot.

számlázó program - számla érvénytelenítés megerősítése

Az ellenőrző kérdésre adott “Igen” válasszal az érvénytelenítést elvégzi a számlázó program. Elkészíti az érvénytelenítő számlát, melyet az érvénytelenítés után azonnal ki is lehet nyomtatni. Az érvénytelenítő számla bekerül a számlalistába.

A eredeti számla melyet érvénytelenítettünk a számlalistában Érvénytelenített számlatípussal fog szerepelni, míg az érvénytelenítést végrehajtó számla Érvénytelenítő számlatípust kap. Az Érvénytelenítő számlán természetesen feltüntetésre kerül az eredeti számla sorszáma.

A számlalistában szürke színnel vannak jelezve az érvénytelenítéshez kapcsolódó (Érvénytelenített, Érvénytelenítő) számlák.

2008.01.01-től az így kiállított számlán a következő felirat szerepel: Számlával egy tekintet alá eső okirat.

Figyelem! 2008.01.01-től kezdődően a sztornó és a helyesbítő számla helyett ún. Számlával egy tekintet alá eső okirat-ot kell használni. A sztornó helyett érvénytelenítő számla van. A számlázó programban a funkciók működései megmaradtak, de a nyomtatáson a 2008.01.01. utáni számlákon a fent említett felirat jelenik meg az érvénytelenítő (sztornó) és helyesbítő felirat helyett.

Számla nyomtatási képe

Ezzel a gombbal nézhetjük meg a kiválasztott számla nyomtatási képét. A számla egy új ablakban fog megnyílni, ahol az alábbi funkciók kerültek elhelyezésre.

  • kétnyelvű számla nyomtatási képének beállítása a ‘További funkciók’ alatt.
  • számla exportálása
  • számla nyomtatása

Számla nyomtatása (Print)

Itt van lehetőségünk kinyomtatni azokat a számlákat, amiket még nem tettünk meg közvetlenül a számla készítése után.

Az első nyomtatás első példánya lesz az EREDETI. Ha olyan számlát nyomtatunk, amit már előzőleg kinyomtattunk, akkor azon a MÁSOLAT felirat is megjelenik.

A számlát elektronikus számla formában is kinyomtathatjuk

Nyomtatáskor megadható az elsődleges nyelv ill. ha kétnyelvű számlát szeretnénk akkor az itt állíthatjuk be.

Lehetőség van több számla automatikus kinyomtatására is.

Ebben az esetben először a nyomtatandó számlákat ki kell jelölni a listában. A kijelöléseket az Insert és a Num – billentyűkkel lehet változtatni. A megfelelő elemek kijelölése után a kurzorral álljon az egyik kijelölt számlára (bármelyikre) és nyomja le a Nyomtatás gombot. Ekkor a számlázó program elkezdi a lista szerinti sorrendben előröl a kijelölt számlák nyomtatását. A számlázó program minden számla előtt visszakérdez, hogy a felhasználónak legyen lehetősége megszakítani a nyomtatásokat, de itt a visszakérdező ablakban az ‘Igen mindet’ gomb egyszeri megnyomásával az összes visszalévő kijelölt számlát megerősítés nélkül kinyomtatja.

Minden számla a saját példányszáma és nyomtatott tulajdonsága alapján lesz kinyomtatva.

Adatexport Excel-be, Txt-be

A számlázó program lehetőséget ad hogy a legfontosabb adatokat külső, más program által kezelhető formába exportáljuk. Ennek segítségével szöveges állományban és Excel táblában is megjeleníthetjük ezeket az információkat.

A következő táblák adatait lehet exportálni:

  • Vevők
  • Termékek, szolgáltatások
  • Számlalista (számlalekérdezéseknél látható számlák)

Excel táblába való exportálás esetén lehetőség van arra is, hogy ha több kiválasztott tábla van akkor azokat egy állományba tegye a számlázó program, mint külön munkafüzeteket. A kiválasztott tábla(tábláknak) megfelelően a számlázó program felkínál egy export nevet is, ami persze a felhasználó által bármikor átírható. Az export állomány tetszőleges elérhető helyre készíthető.

Boríték, etikett nyomtatás

A számlázó program támogatást nyújt, borítékok és etikett címkék nyomtatásához melyeknél az adatforrás a vevő adatbázis, vagy akár egy vagy több számla.

Az előre definiált sablonok mellett a felhasználó tetszőleges számú saját sablont is felvehet ahol minden paramétert szabadon beállíthat.

A boríték és etikett sablonokat, a listában az egér jobb gombjára kattintva előugró (popup) menüből lehet elérni és szerkeszteni!

Ezután csupán a sablon és egy célnyomtató beállításával egy mozdulattal nyomtatható teljesen kitöltött boríték akár számla lezárásakor is.

Csoportos nyomtatásra is van lehetőség ilyenkor először a listában (vevők, számlalista) kell kijelölni a kívánt elemeket és ezután kérni a nyomtatást. A számlázó program természetesen megjegyzi a legutóbb használt boríték vagy etikett sablont, valamint az azokhoz használt nyomtatót így annak beállításával nem kell időzni, ezáltal még gyorsabb a nyomtatás.

További lehetőségek segítik a testreszabható nyomtatási sablonok készítését:

  • feladó lehet szöveg (szállító adatai), vagy akár kép is,
  • feladónál és címzettnél külön betűtípus és méret is megadható,
  • feladó és címzett külön pozícionálható,
  • címzésbe a címzett adataihoz a kapcsolattartó is bekerülhet opcionálisan, ekkor a cégnév után gondolatjellel elválasztva megjelenik a kapcsolattartó neve is,
  • külön célnyomtató adható meg a boríték nyomtatásához és az etikett nyomtatásához is,
  • tetszőleges sablon készítése, gyors kiválasztása.

Ha egy adott vevőhöz van rögzítve postázási cím, akkor az kerül a címzésbe, ha nincs akkor a számlázási cím.

Ha a [X] ‘Számlázási cím kerüljön nyomtatásra’ opció be van kapcsolva, akkor minden esetben a számlázási adatok kerülnek a boríték címzésébe.

Ha a postázási adatokkal szeretne borítékot készíteni akkor ez a jelölő négyzet ne legyen bekapcsolva! Természetesen ebben az esetben kell hogy legyen rögzítve postázási adat a vevő adatlapján.

A számlabeállításoknál lehetőség van annak megadására, hogy számla lezárás után automatikusan nyomtasson borítékot.

Csekk nyomtatás

A számlázó program támogatást nyújt a normál készpénz átutalási megbízás (sárga csekk) automatikus kitöltéséhez (nyomtatásához) egy megadott számla adatai alapján. A csekket a nyomtatóba a rövidebb oldala felől (általában a feladóvevény esik befele, de ez nyomtatótól függően változhat) kell behelyezni (fektetett nyomtatás).

A csekk nyomtatás a számlázó programban beállított alapnyomtatót ajánlja fel, de ez akár tetszőlegesen választható minden nyomtatáskor az elérhető nyomtatók listájából.

Számlalista popup menu

A számlalistán jobb egérgombra előbukkanó popup menü-ben a főbb funkciók mellett kiegészítő funkciók is elérhetőek, melyek elősegítik azok használat.

Ezen funkciók mindegyikéhez tartozik egy gyorsbillentyű kombináció ami a számlalistán állva használható a gyors elérésükhöz.

A számlalista fő funkcióin kívül még az alábbiak érhetőek el a menüből:

  • Követelések (információ a kintlevőségekről)
  • Boríték/Etikett sablonok
  • Csekk sablon
  • Kijelölés