Fontos: Az Elektronikus számla kizárólag elektronikus formában (PDF) érvényes, így is kell megőrizni és ha szükséges bemutatni egy esetleges NAV vizsgálat esetén.
A létrehozott E-Számlák a kiállító gépén, a program erre kijelölt mappájában tárolódnak, valamint feltöltésre kerülnek az Infocentrum szerverére. Innen kerülnek továbbításra a vevő e-mail címére, valamint biztonsági okokból tárolódnak elektronikus formában 10 évig. Így bármilyen lokális adatvesztés esetén rendelkezésre áll ha szükséges.
Amennyiben a Professional változatot használja, vagy rendelkezik E-Számla modullal, a funkciót a Beállítások/Bizonylatok/Számla/E-Számla fül alatt tudja aktiválni, valamint itt további információkat is talál.
Hogyan is működik az E-Számla
A funkció bekapcsolásával a számla lezárásakor elérhetővé válik az E-Számla készítés lehetősége. Így minden e-mail címmel rendelkező vevő felé kiállítható lesz ezen számlatípus. Bekapcsolás után megjelenik az e-számlák tárolására szolgáló mappa útvonala, ami az adott programban kiállított elektronikus számlákat fogja tárolni. Számla lezárásakor a nyomtatásra visszakérdező ablakban egy új [E-Számla] gomb is elérhető lesz, így amennyiben a vevő rendelkezik beállított e-mail címmel, úgy egy kattintással e-számlaként lehet lezárni a bizonylatot.
A program ilyenkor legenerálja magát az elektronikus bizonylatot ami egy, a számlasorszámból képzett névvel jelölt PDF fájl. (pl: HUF000123-2026.pdf) A PDF-ben látható a számla nyomtatási képe, valamint csatolmányként a NAV- struktúrában legenerált XML a számla adatairól.
Emellett a PDF-ről készül egy egyedi azonosító-karaktersorozat (SHA3-512) ami tárolva lesz a számla fejlécében, valamint lejelentésre kerül a NAV felé. Ennek az azonosítónak a segítségével bármikor megállapítható, hogy az elektronikus számla megegyezik-e az eredeti kiállított/lejelentett számlával.
Megjelenés a programban
Az e-számlák és azok főbb adatai a számlalistában a többi számlához hasonlóan látszanak és a jellegükre a nyomtatás-jelölő oszlopban kirajzolt saját [e] ikon utal.
Ez az ikon kétféle állapotot is mutathat:
Kék színű amennyiben a legenerált elektronikus számla rendben feltöltésre került a szerverre.
Piros amennyiben valamilyen hiba folytán a feltöltés nem történt meg.
A számlalistában lehetőség van csak az elektronikus számlák leválogatására fejléc szűrő segítségével, valamint a lista alatt található [E-Szla] gombbal újra lehet küldeni azt.
A fentebb említett SHA3-512 hash-kód a számla megtekintése oldalon kérhető le, valamint innen a letárolt konkrét e-számlához (*.pdf) is ugorhatunk egyetlen kattintással.
Megjelenés a vevőnél
Az elektronikus számláról a vevő a megadott e-mailcímére kap egy értesítést, amihez mellékelten maga a digitális számla (*.pdf) is csatolva lesz:
A PDF fájlt megnyitva természetesen a számla nyomtatási képe is látszik, de ez csak a megtekintés és értelmezés miatt szükséges, nem nyomtatandó!
