Kérdése van - Gyik?

• A Light verzió kezdő vállalkozásoknak és egyéni vállalkozóknak szól, akiknek kevés terméke vagy készlete van.
• A Szolgáltató verzió a készletkezelést nem igénylő, de sok szöveges sablont, hosszabb leírásokat használó szolgáltatóknak (ügyvédek, könyvelők, oktatók, ingatlanosok) készült.
• A Kereskedő verzió termékkereskedőknek ajánlott, akik havonta 20-nál több számlát állítanak ki, ajánlatot is készítenek számlázás előtt, vagy külföldre is számláznak, és egyszerű, egyraktáras készletkezelést is tartalmaz.
• A Professional verzió a hosszú távra tervező, komplex igényű cégeknek nyújt teljes körű funkciókat: előlegszámlázást, díjbekérőt, komoly vonalkódos raktárkezelést, garanciamegőrzést, valamint borítékos, címkés és csekkes nyomtatást, és ennél a verziónál kapják meg a felhasználók az összes új fejlesztést is.

• A Light verzió 1 éves támogatással 14.100 Ft + áfa, 3 éves támogatással 27.000 Ft + áfa.
• A Szolgáltató verzió 21.500 Ft + áfa (1 év), illetve 43.500 Ft + áfa (3 év).
• A Kereskedő verzió 24.000 Ft + áfa (1 év), illetve 53.000 Ft + áfa (3 év).
• A Professional verzió 43.500 Ft + áfa (1 év), illetve 93.000 Ft + áfa (3 év).

Az árak egyszeri díjak, nem havi előfizetések.

A programot egyszeri vételár ellenében lehet megvásárolni, 1 vagy 3 éves támogatási időszakkal. A weboldal kifejezetten kiemeli, hogy nincs további havi díj vagy egyéb rejtett költség a megvásárolt programhoz.

A számlázó programhoz külön megvásárolhatók az alábbi kiegészítő modulok:

• Távszámla (PDF-ben történő számlaküldés) modul: 10.850 Ft-ért
• Elektronikus számla modul: 14.800 Ft-ért
• Környezetvédelmi termékdíj modul: 10.850 Ft-ért
• Könyvelési export modul: 26.500 Ft-ért

A Professional verzió alapáráraban már minden ilyen modul benne van, így azokat külön nem kell hozzávásárolni.

A megrendelés folyamata a következő lépésekből áll:

• A weboldalon található megrendelőlap kitöltésével indul a megrendelés, amelyről automatikus visszaigazoló e-mailt kap a vásárló.
• Ezután a kollégák elkészítenek egy ideiglenes, 15 napig érvényes kulcsot, amelyet e-mailben küldenek ki, így a program azonnal, teljes körűen használható.
• Ezt követően elektronikus úton megküldik a licenc díjbekérőjét.
• Az átutalás beérkezése után a végleges, éles használatra alkalmas kulcsot is elküldik.

Fontos, hogy a megrendelőlapot pontosan kell kitölteni, mert ezek az adatok jelennek meg a program kulcsában és a kinyomtatott bizonylatokon is.

Igen, a megrendelés leadása után a munkatársak egy ideiglenes, 15 napig érvényes kulcsot állítanak elő, amelyet e-mailben küldenek meg. Ezzel a kulccsal a program teljes körűen, korlátozás nélkül használható, még mielőtt a végleges számla kiegyenlítése megtörténne.

A fizetés beérkezése után kapja meg a felhasználó az éles, végleges kulcsot.

Amennyiben nem történik meg a számla befizetése, a 15 napos kulccsal kiállított számlák nem lesznek jogszerűek!

A rendelési felület a program Beállítások menüjéből érhető el: Beállítások/Alapbeállítások, illetve Beállítások/Alapbeállítások/Internet útvonalon, ahol meg kell nyomni a Rendelés gombot.

Próbaidőszak utáni vásárlásnál a program automatikusan kitölti a programváltozatot és az adatokat, a hiányzó mezőket pedig a felhasználónak kell kiegészítenie.

Kiegészítő modul (pl. környezetvédelmi termékdíj, távnyomtatás/távszámla, könyvelési export) a Modulok fülön, a megfelelő négyzet bejelölésével rendelhető, akár önállóan, akár új szoftverrel együtt. Verziót a csúszka segítségével lehet váltani (az aktuális verzió szürkén jelenik meg), és 1 vagy 3 éves megújítás is választható, amely 1, illetve 3 év teljes körű támogatást biztosít.

Ha az adószám vagy a cégnév megváltozik, a felhasználónak új kulcsot kell rendelnie a frissített adatokkal. Ez a programon belüli rendelési felületen keresztül intézhető, ugyanott, ahol a megújítás vagy verzióváltás is történik.

Igen, az Infocentrum minden szoftverére 30 napos, feltétel nélküli pénzvisszafizetési garanciát vállal, ami meghaladja a törvényben előírt 14 napos elállási határidőt.

Ez azt jelenti, hogy a vásárlást követő 30 napon belül indoklás nélkül lemondható a rendelés, és ilyenkor a befizetett teljes összeget visszautalják.

Igen, letöltés után a program azonnal, regisztráció és fizetés nélkül használható, és 30 napig ingyen kipróbálható.

A telepítés után percek alatt akár valódi számlák is készíthetők, azonban az éles, végleges számlák kiállításához érvényes programkulcs és NAV technikai felhasználói adatok szükségesek.

Igen, a régi számlázó program árát az Infocentrum teljes mértékben beszámítja az új program vételárába, de legfeljebb a megvásárolni kívánt program árának 25%-áig. Ez a kedvezmény nem vonható össze más kedvezménnyel.

A kedvezmény igénybevételéhez ki kell tölteni a weboldalon található megrendelőlapot, és a megjegyzés rovatban meg kell adni a régi, jelenleg használt számlázó program nevét és gyártóját.

A megrendelés beküldése után az Infocentrum ez alapján számítja be a régi program árát az újéba, legfeljebb 25%-os mértékig.

További kérdés esetén az order@infocentrum.hu címen kérhető segítség.

Új szoftver vásárlásakor akár 3 év teljes körű terméktámogatás jár, amely magában foglalja a korlátlan programhasználatot, a díjmentes frissítéseket és az ingyenes telefonos, illetve e-mailes ügyfélszolgálati segítséget.

Az 1 éves csomag vásárlása esetén ez a támogatás 1 évig érvényes.

Igen, a lejáró licenc a programon belüli rendelési felületen keresztül megújítható: választható 1 éves megújítás, amely további 1 év teljes körű támogatást ad, vagy 3 éves megújítás, amely 3 év támogatást biztosít.

A megújítás kedvezményes áron érhető el a friss, teljes árú vásárláshoz képest.

Igen, a program hálózatos (LAN) verzióban is elérhető, ahol az ár a program használatához egy időben bejelentkeztethető felhasználók (gépek) száma alapján számítódik.

Példaként a Professional hálózatos verziónál:

• 2 gépre nettó 117.980 Ft
• 3 gépre nettó 157.300 Ft
• 5 vagy több gép esetén minden további gép licence nettó 26.380 Ft

A programhoz az alábbi rendszerkövetelmények szükségesek:

• Legalább 2 GB RAM
• 100 MB szabad háttértár
• Minimális ajánlott képernyőfelbontás: 1280×800 pixel, 96 dpi
• Windows 11 operációs rendszer

A fejlesztés alapja a natív Windows környezet, ezért a hivatalos terméktámogatás is erre korlátozódik.

A telepítő alapértelmezetten a c:\Infocentrum mappát ajánlja fel célkönyvtárként, és ennek elfogadása a legegyszerűbb megoldás.

A telepítés menete a következő:

• A telepítő indítása
• A Windows biztonsági figyelmeztetésének engedélyezése
• Az üdvözlő képernyő
• A licencszerződés elfogadása
• A telepítési hely megadása
• A Start menü mappájának megadása
• Egy áttekintő képernyő
• A telepítés befejezése, amit az első indítás követ

Nem ajánlott. A telepítés kifejezetten nem javasolt olyan mappákba, amelyekre a Windows a Felhasználói Fiókok Felügyelete (UAC) funkcióját alkalmazza, ilyen például:

• c:\Program Files
• c:\Program Files (x86)
• c:\Users
• c:\Documents and Settings

Ezek helyett érdemes az alapértelmezett c:\Infocentrum mappát vagy egy hasonló, UAC-felügyelet alá nem eső könyvtárat választani.

Nem, ez nem ajánlott. A telepítő által alapértelmezetten létrehozott ICSzamla.exe programindító fájl átnevezése problémákat okozhat a későbbi frissítések során, ezért érdemes ezt eredeti néven meghagyni.

Természetesen, csupán eltérő elérési útvonalra (más mappába) kell telepíteni a számlázó programokat. A könnyebb beazonosítás érdekében javasolt az újabb telepítéseket megelőzően az asztalon és a Start menüben lévő parancsikont is átnevezni, illetve a telepítés során létrehozandó mappát is megkülönböztetően elnevezni. (Telepítés részletes leírása)

Több program párhuzamos üzemeltetésekor a kulcsok aktiválásánál ne használjuk a dupla kattintásra indított regisztrációt, minden esetben a számlázóból kezdeményezzük manuálisan, vagy az adott telepítési mappába másolva azt, így elkerülhető a kulcsok összekeveredése.

A hálózatos verzió telepítése egy lépésben végrehajtható: a licencszerződés és az egyéb tudnivalók elfogadása után két célkönyvtárat kell megadni, egyet a számlázóprogramnak, egyet pedig a közös adatbázis helyének.

A telepítő lehetőséget ad az adatbázismotor (Firebird) és a számlázóprogram külön-külön történő konfigurálására, és automatikusan érzékeli, ha a Firebird már telepítve van a gépen.

A hálózatos verzió telepítése után az alapértelmezett adminisztrátori belépési adat felhasználónévként és jelszóként is a „rendszergazda”.

Emellett létrejön egy teszt felhasználó is „szamlazo” néven, „szamlazo” jelszóval, amivel szintén be lehet jelentkezni a programba.

Igen. A hálózati telepítéshez szükség lehet a Windows tűzfal beállításainak módosítására, és meg kell nyitni a 3050-es TCP portot, mert ezen keresztül kommunikál a kliens a Firebird adatbázisszerverrel.

A hálózatos telepítés a Firebird 2.0.x sorozatú szerverét támogatja. Windows alatt a szerver a rendszermeghajtón a Program Files\Firebird_2_0 mappába települ.

Az adatbázisfájlnak fizikailag csatlakoztatott (helyi) merevlemezen kell lennie, hálózati meghajtón elhelyezett adatbázis nem támogatott.

• Linuxos szerveren először az ifconfig eth0 paranccsal meg kell határozni a szerver IP-címét és hálózati maszkját.
• Ezután az /etc/firebird/2.0/aliases.conf alias fájlban kell rögzíteni az adatbázis nevét és elérési útját, például a /var/infocentrum/invoicemaker_db/icszamla.gdb helyet.
• A gsec eszközzel létre kell hozni egy icszamla nevű adatbázis-felhasználót jelszóval, majd az isql-fb parancssori kliens segítségével, a szerver IP-címét és a bejelentkezési adatokat megadva tesztelhető a kapcsolat egy lekérdezés futtatásával.

A számlázó program minden frissítése előtt készítsünk biztonsági másolatot az aktuális állapotról. Ez azért fontos, mert így egy esetleges frissítési hiba esetén is vissza tudunk térni a korábbi, működő állapothoz.

A számlázó program beállítások menüjében elérhető egy funkció, amely ellenőrzi, hogy van-e elérhető új verzió, és lehetővé teszi annak letöltését közvetlenül a programból. Beállítások -> Alap beállítások -> Internet

Igen, ez is lehetséges: az új verzió telepítője letölthető, majd ugyanabba a mappába kell telepíteni, ahol a régi verzió is található, így a program a meglévő adatokkal és beállításokkal frissül.

A hálózatos verzió frissítése három szakaszból áll.

• A NetworkUpgrade.exe fájl futtatásával történik a program frissítése.
• Szükség esetén az adminisztrációs felületen el kell végezni az adatbázis frissítését.
• Ha nem közös hálózati meghajtót használnak a munkaállomások, a szükséges fájlokat át kell másolni.

Igen. A 7.2 verziótól kezdve az újonnan telepített számlázó programok tartalmazzák a teljes magyarországi település-, illetve a budapesti kerületekhez tartozó irányítószám-adatbázist.

A programban több helyen – például a szállítói és vevői cím kitöltésénél, illetve bizonylatok kiállításakor – az irányítószám beírása után a településnév automatikusan kitöltődik, ez a funkció azonban kikapcsolható.

A program az irányítószám-adatbázist automatikusan frissíteni tudja, ha van elérhető internetkapcsolat: az internetes frissítés a megfelelő gombra kattintva azonnal elindul, és pár percet vesz igénybe.

Ha nincs internetkapcsolat, a frissítés külső állományból, manuálisan is elvégezhető, ehhez a szükséges adatállományt az Infocentrum honlap letöltés menüpontjából kell letölteni.

Az Alapbeállítások menüpont Nyomtató beállítása funkciójánál lehet megadni azt a nyomtatót, amelyet a számlázó program automatikusan felajánl a nyomtatásokhoz. Ez csak alapértelmezett választás, egyes nyomtatásoknál a felhasználó ettől eltérően, rugalmasan más nyomtatót is választhat.

Az Alapbeállítások „További beállítások” fülén hónapokban lehet megadni azt az időtávot, amelyre visszamenőleg a program nyomon követi és megjeleníti a bizonylatokat. Régebbi adatok lekérdezése lassabb lehet, erre a program figyelmezteti is a felhasználót.

Igen, az Alapbeállítások Színbeállítások részén tetszőlegesen módosíthatók a különböző kitüntetett elemek jelölőszínei, például:

• fizetetlen számlák
• fizetetlen bevételezési bizonylatok
• részletfizetések
• kedvezmények
• képmegjelenítő ablak háttere
• feltöltési szükségesség
• garanciális visszatartás és jóteljesítési garancia

Igen, korlátozott mértékben: a program Wine emulációs környezetben futtatható Linuxon, az útmutató Ubuntu 10.04 rendszer alapján készült.

Ehhez telepíteni kell a Wine környezetet (ami a legtöbb Linux disztribúcióban elérhető), majd futtathatóvá kell tenni a letöltött telepítőt, és a hagyományos telepítési folyamattal kell telepíteni és elindítani a programot. Hiba esetén szükség lehet a Microsoft Visual C++ 6.0 futtatókörnyezet telepítésére is.

Fontos figyelmeztetés, hogy az emulált környezetben csak korlátozott tesztelés történt, ezért az ilyen használat kizárólag saját felelősségre javasolt, és a hivatalos terméktámogatás nem vonatkozik rá.

Igen, a számlázót rendszeresen szükséges frissíteni, mivel csak így garantálható a jogszabályi megfelelés és a hibamentesség. Szerencsére a folyamat nagyon egyszerű. A program minden elinduláskor ellenőrzi van-e frissebb verzió és felajánlja a frissítés lehetőségét, ha talál ilyet. Ha a megjelenő ablakot bezárta, később a Beállítások / Alapbeállítások / Internet menüpontban bármikor kezdeményezhető a frissítés.

Fontos, hogy a frissítés automatikusan nem, csak felhasználói kezdeményezésre indulhat el. A frissítés a számlázóban lévő adatokat nem érinti, de természetesen a rendszeres biztonsági mentés minden esetben javallott.

A program indítása után rögtön a számlakészítő felületre kerül a felhasználó, így nincs szükség menükeresésre, és egy számla akár 1 perc alatt elkészíthető. A folyamat négy fő lépésből áll:

• a vevő kiválasztása vagy felvétele
• a tételek rögzítése
• a fejadatok (kelte, fizetési határidő, pénznem stb.) ellenőrzése
• a számla lezárása és nyomtatása

Az első nyomtatás minősül eredeti példánynak, a számla ezután a számlalistából bármikor újranyomtatható.

A vevő nevének beírásakor a program automatikusan felajánlja a már rögzített vevőket, ezekre kattintva a fejléc adatai automatikusan kitöltődnek.

Ha a beírt vevő még nem szerepel az adatbázisban, az adatai a számla mentésekor azonnal elmentődnek, így legközelebb már a törzsből választható ki. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy külön vevőfelvitelre a számlázás megkezdése előtt nincs szükség.

A tétel nevének begépelésekor a program a terméktörzsből ajánlja fel a megfelelő tételt, amit ENTER vagy TAB billentyűvel lehet kiválasztani. Ezután szinte minden mező (egységár, ÁFA, mennyiségi egység) automatikusan kitöltődik, a felhasználónak csak a mennyiséget kell megadnia.

A tételek sorrendje utólag is módosítható egérrel vagy a Ctrl+↑ / Ctrl+↓ billentyűkombinációval.

A 4.63-as verziótól kezdve a bizonylatok készítésénél kizárólag a mennyiség mezőben lehet negatív értéket megadni, más mezőkben (pl. egységár) nem. Ez a korlátozás minden bizonylattípusra vonatkozik, amelyet a program készít.

A számlalistából a lezárt számlák szűrhetők és rendezhetők időintervallum, fizetési státusz, fizetési mód, típus, termék, pénznem vagy vevő szerint. Innen az alábbi műveletek indíthatók:

• szállítólevél készítése a számlából
• helyesbítő (korrekciós) számla kiállítása
• a számla érvénytelenítése
• bevételi pénztárbizonylat készítése készpénzes számlához
• egy meglévő számla lemásolása új számla alapjául

A lista adatai Excel vagy szöveges formátumba exportálhatók, és elérhető innen a boríték, etikett és csekk nyomtatás is.

A számlalistában a fizetetlen számlák a 'Fizetve' szűrő NEM értékre állításával, illetve fizetési határidő szerinti dátumintervallummal is kigyűjthetők.

A kívánt számlára kattintva a Fizetve gomb megnyitja a befizetési ablakot, ahol meg kell adni a befizetés dátumát, opcionálisan a banki bizonylat számát. Az OK gombra kattintva a számla teljes egészében kiegyenlítettnek minősül, és a listában a Fizetve oszlop kitöltődik.

Ilyenkor a kiegyenlítés indítása után a Részteljesítés funkciót kell választani a Fizetve gomb helyett. Meg kell adni a befizetés dátumát, a bizonylat számát és a befizetett összeget, a program pedig kiszámolja és megjeleníti a fennmaradó tartozást.

Tetszőleges számú részösszeg rögzíthető, ezek a számlalistában 'Részben' státusszal jelennek meg, a teljes rendezést pedig a hátralék befizetésével vagy a 'Teljes összeg fizetve' jelölőnégyzet bepipálásával lehet lezárni.

Közvetlenül nem, de a webáruházból érkező rendelések beolvashatók a számlázó Professional változatába a számla import funkció segítségével XML formátumban. Javasolt a webáruház fejlesztőjével / üzemeltetőjével konzultálni, hogy az adott webshop elő tudja-e állítani a kívánt formátumot.

A számla importhoz szükséges mezőfelépítés leírását itt találják meg.

A szállítólevél felülete hasonló a számlakészítéshez, négy sávra osztva:

• a fejlécben a vevő és a szállító adatai jelennek meg
• alatta rögzíthető a megrendelésszám, megjegyzés, kiállítási dátum és pénznem
• középen a tételek listája található
• alul pedig a funkcióbillentyűk (elvetés, lezárás, nyomtatási kép)

A funkció a Szolgáltató verzió kivételével minden számlázó változatban elérhető, néhány, számlánál értelmezhetetlen mező azonban itt nem jelenik meg.

Ha a szállítólevél szigorú számadás alá vont tömbben készült, lezárás után az már nem módosítható és nem is törölhető. Ilyenkor kizárólag érvénytelenítés (sztornó) lehetséges, amit a szállítólevél lekérdezéseknél a Sztornó gombbal lehet elindítani.

A használt tömb bal felső sarkában lévő ikon mutatja, hogy az adott tömb szigorú számadás alá tartozik-e.

A szállítólevél lekérdezések listája a lezárt szállítóleveleket mutatja meg, amelyek különböző szempontok szerint szűrhetők és rendezhetők. A listából utólag nyomtatható, szerkeszthető vagy törölhető a szállítólevél, belőle új szállítólevél vagy akár számla is készíthető (egyedileg vagy csoportosan).

Ha a bizonylat szigorú számadás alá tartozik, ezt egy ikon jelzi a sorszám mellett, és ilyenkor csak sztornózásra van lehetőség.

A vevő felvételéhez kötelező mezők a vevő neve, a címe (közterület neve, jellege, ház- vagy helyrajzi szám) és az adóalanyisága a hozzá tartozó adóazonosítóval. A vevő besorolható magánszemélyként, belföldi adóalanyként vagy egyéb kategóriában (pl. belföldi nem áfaalany, külföldi szervezet).

Az adatlapon emellett megadható:

• csoport
• számlázási és levelezési cím
• elérhetőség
• bankszámlaszám
• kedvezmény
• fizetési mód és határidő
• a vevő minősítése egy 10-es skálán

Igen, a 11.7.00-s verziótól kezdve az adószám megadása után egyetlen kattintással lekérhetők a vevő cím- és egyéb adatai a NAV rendszeréből, így nem kell azokat kézzel begépelni.

A vevők adatai emellett CSV formátumban is importálhatók és exportálhatók, és a lista név vagy város alapján kereshető.

Nem, a lezárt számlán szereplő vevő nem törölhető a rendszerből, mivel az a bizonylat integritását veszélyeztetné.

Az ilyen vevőt csak inaktívvá lehet tenni, ezután a vevőlistán az inaktív vevők megjelenítése vagy elrejtése is beállítható.

A vevőcsoportok funkció a 11.7.00-s verziótól érhető el a Professional változatban, és lehetővé teszi, hogy a vevőket egyszintű csoportokba (pl. normál vevő, VIP vevő, beszállító, viszonteladó) soroljuk.

Tetszőleges számú csoport hozható létre névvel, színkóddal és legfeljebb 256 karakteres megjegyzéssel, a vevő adatlapján rendelhető hozzá csoport, és a vevőlistán tömegesen is átsorolhatók vagy csoportból eltávolíthatók a kijelölt vevők.

A csoport szerinti szűrés a számlalistán, a toplistákon, a statisztikákban, a számla-összegzésben és a vevőlistán is használható.

Az új termék mentéséhez kötelezően ki kell tölteni a termék nevét, a mennyiségi egységét és az egységárát; ezek hiányában a program nem engedi elmenteni az adatlapot.

A bizonylatkészítés közben felvitt új tételek automatikusan bekerülnek a terméktörzsbe, a terméklista pedig aktív/inaktív állapot, akciós státusz, valamint név, egységár, cikkszám, vonalkód vagy mennyiség szerint is szűrhető és kereshető.

Igen, a 12.0.00-s verziótól elérhető a visszaváltási díj (DRS) kezelése, ami lehetővé teszi, hogy a termékeket 'normál' vagy 'betétdíj jellegű' típusként különböztessük meg.

A termékadatlapon emellett tömeg is megadható, amit a program a bizonylat szerkesztése közben folyamatosan összesít, és a termékek kategóriákba sorolhatók, ami később szűrési szempontként is használható.

A Termékek fülön elérhető Import gombbal ANSI (Latin-2) kódolású CSV fájlból tölthető be a terméklista. A kötelező mezők a következők:

• terméknév (NAME, max. 160 karakter)
• ÁFA-kulcs (TAX)
• mennyiségi egység (QU, max. 6 karakter)

A rendszer az ID mező alapján keresi meg a módosítandó terméket; ha nincs egyezés, a nevet is megvizsgálja, és ha így sem talál egyezést, új tételként veszi fel az adatot.

Az export a Termékek fül Export gombjával indítható, ahol beállítható, mely mezők kerüljenek a CSV-be, milyen elválasztó karakterekkel, és hogy az eredeti adatbázis-mezőneveket vagy a lokalizált neveket használja a fájl.

A 9.4.00-s verziótól a szigorú számadás alá vont bizonylatok (szállítólevél, bevételi és kiadási pénztárbizonylat) külön bizonylattömbökben, folyamatos és hézagmentes sorszámozással kezelhetők.

Az ilyen tömbbe készített bizonylatok lezárás után nem módosíthatók és nem is törölhetők, csak érvénytelenítésre (sztornóra) van lehetőség, amikor is az érvénytelenített bizonylat azonosítója rákerül az érvénytelenítő dokumentumra.

Új tömb nyitásakor alapértelmezetten be van pipálva a szigorú számadású jelölőnégyzet.

A kitöltő felület alján lévő jelölőnégyzet állásától függ, hogy ajánlat vagy díjbekérő számla készül-e: ha a jelölőnégyzet aktív, díjbekérő jön létre.

A díjbekérő egy tájékoztató jellegű dokumentum, amely nem alkalmas költségelszámolásra, csupán bemutatja, mit fog tartalmazni a majdani végszámla az ajánlat elfogadása esetén, és ha az üzlet mégsem jön létre, módosítható vagy visszavonható.

Ajánlatot a Szolgáltató, Kereskedő és Professional verzióval, díjbekérőt csak a Szolgáltató és Professional verzióval lehet készíteni.

Példa folyamat: Ajánlat -> Díjbekérő -> Számla
Ajánlatot az üzletkötési folyamat legelején adunk. Ekkor még nincs megrendelés. Ha a leendő megrendelő az ajánlatban foglaltakat elfogadja, akkor küldjük ki a díjbekérő számlát. Miután a megrendelő kiegyenlítette a díjbekérő számlán szereplő összeget, kiállítjuk a tényleges számlát.

A bevételezési bizonylat egy, a számlához hasonló felépítésű bizonylat, amelynek lényege, hogy a rajta felvett tételek módosítják a raktárkészletet: meglévő terméknél a megadott mennyiséggel megnöveli a készletet, új terméknél pedig lezárás után automatikusan felveszi a tételt a terméktörzsbe a megadott készlettel.

Kitöltése hasonló a számlakészítéshez, de a szállító és a vevő adatai felcserélődnek, hiszen bevételezéskor a saját cég tölti be a vevő szerepét.

A bevételezési bizonylaton szereplő kedvezmény mező csak informatív jellegű, a program a számításoknál nem veszi figyelembe.

Ennek oka, hogy a bevételezési bizonylat egy konkrét beszerzési számla alapján készül: ha a beszerzési számla már kedvezményes nettó árat tartalmaz, akkor eleve azt a (kedvezménnyel csökkentett) nettó árat kell feltüntetni a bizonylat tételeinél, hogy a nyilvántartott beszerzési ár a valóságnak megfeleljen.

A Kereskedő és Professional verzió egy raktáras, egyszerűsített készletkezelést támogat, ami a számlázó programot valós idejű készletnyilvántartó rendszerré is kibővíti. Ehhez a következő funkciók tartoznak:

• készletlista
• készletmozgások áttekintése
• eladott mennyiségek kimutatása
• elfekvő készlet listája
• leltározás

A Kereskedő és Professional verzió készletlistájában a termékek több kategória szerint szűrhetők:

• pozitív készlet
• minimum alatti pozitív készlet
• nulla készlet
• negatív készlet
• minden minimum alatti tétel összesítve

A lista az egyes kategóriákat külön színnel jelöli és grafikusan is szemlélteti, a termékek pedig besorolási szám, név, cikkszám, vonalkód vagy készlet szerint rendezhetők, a végeredmény pedig nyomtatható és különböző fájltípusokba exportálható.

A devizaszámla készítés funkció a Light verzió kivételével minden számlázó változatban elérhető, és megfelel a NAV Online Számla 2021-es előírásainak.

A Deviza számla jelölőnégyzet bekapcsolásával a külföldi értékesítéshez tartozó áfakulcsok közül lehet választani (ezeket előzőleg a Karbantartás/Áfa fülön kell létrehozni a szükséges jogi szöveggel), gyakori devizaszámlázás esetén pedig beállítható, hogy új számla nyitásakor a program automatikusan deviza módban induljon.

A kész számlán feltűnik a '(Deviza)' felirat, és a számlalistán is külön ikon jelzi a deviza státuszt.

Az előlegszámla készítés a Light verzió kivételével minden változatban elérhető: a bizonylaton egy speciális ELŐLEG tételt kell felvenni, a megjegyzésben pedig fel kell tüntetni, mely termékre vagy szolgáltatásra vonatkozik az előleg.

A teljesítés dátumának az előleg tényleges beérkezésének napját kell megadni, amit a program is segít, mert az előlegszámla megnyitásakor automatikusan bepipálja a 'fizetve' jelölőnégyzetet és beírja az aktuális dátumot.

Nettó felhasználás esetén az áfakulcsot 0%-ra kell állítani, bruttó felhasználásnál a megfelelő áfakulcsot kell kiválasztani; deviza esetén az előlegszámlát is devizaszámlaként kell elkészíteni, ekkor az áfamezők üresen maradnak.

A végszámla elkészítésekor a vevő kiválasztása után, ha van hozzá érvényes előlegszámla, megjelenik egy 'Előleg' gomb; erre kattintva a rendelkezésre álló előlegszámlák és a belőlük felhasználható összeg listázódik, majd OK-ra kattintva az összeg számlatételként elszámolódik.

Egy vevőhöz több előlegszámla is tartozhat, egy végszámlára akár több különböző előlegszámláról is kerülhet összeg, az előleget nem kötelező egyszerre teljes egészében felhasználni, és amikor egy előlegszámla teljesen elfogy, automatikusan inaktívvá válik.

A funkció a Professional verzióban a Beállítások/Számla/'További beállítások3' fülön kapcsolható be.

A visszatartott összeget negatív előjellel kell rögzíteni a számla lezárása előtt: ez csökkenti a fizetendő végösszeget (de nem a számla bruttó értékét), a vevőnek pedig a kiegyenlítéskor részletfizetést kell alkalmazni – először a csökkentett összeget, majd külön a visszatartott részt fizeti be.

A jóteljesítési garanciánál hasonlóan negatív előjellel veszik fel az összeget, majd a szerződésszerű teljesítés után a végszámlán ugyanezt az összeget pozitív előjel nélkül rögzítik, ami megnöveli a fizetendő végösszeget; a számlalistán egy kéz ikon jelzi a visszatartással rendelkező számlákat.

A számla lekérdezések funkció számos paraméter szerinti szűrést tesz lehetővé:

• számla rögzítés dátuma
• normál vagy érvénytelenített számla
• fizetett/nem fizetett státusz
• pénznem
• bruttó vagy nettó érték
• vevőcsoport (a Professional verzióban)

Az eredmény megjeleníthető listaként, illetve kör-, oszlop-, vonal- vagy területdiagramként (akár 3D nézetben is), ami nyomtatható és Windows Metafile (.wmf) vagy Bitmap (.bmp) formátumba is exportálható.

A rendszer emellett napi, heti, havi vagy éves bontású toplistákat és komplett statisztikákat is tud készíteni vevőkről és termékekről.

A program megjeleníti a kibocsátott, de még ki nem egyenlített számlák listáját, amit lejárt követelésekre, nem lejárt követelésekre vagy összes követelésre lehet szűrni, és a beállított szűrő újraindítás után is megmarad.

A lista dátum, sorszám, vevő, tartozás összege vagy a lejárt napok száma szerint rendezhető, így gyorsan azonosíthatók azok a vevők, akiknek felszólítást érdemes küldeni.

Igen, a program lehetővé teszi felszólítólevelek küldését nyomtatott vagy e-mail formában, sablonok alapján, amelyek HTML formázást és előre definiált változókat (pl. vevő neve, címe) is támogatnak, így minden vevőhöz automatikusan igazodnak.

Fontos következmény, hogy az első felszólítólevél után a vevő megbízhatósági státusza 'megbízhatóból' 'közepesre', a második levél után pedig 'nem megbízhatóvá' változik, amit a program sárga, illetve piros színnel jelez; a kiküldött levelek listája vevő és dátum szerint szűrhető, illetve rendezhető.

A távszámla egy NAV által is engedélyezett módszer, amellyel a kiállított számlát nem kell kinyomtatni és postázni: a vevő e-mailben kap egy linket, amelyen keresztül elérheti és kinyomtathatja a saját számláját. A funkció használatához mind a kiállítónak, mind a vevőnek rendelkeznie kell e-mail címmel.

A módszer megtakarítja a nyomtatási és postázási költséget, és a számla azonnal, gyorsabban eljut a vevőhöz, ami a fizetési hajlandóságra is pozitívan hat.

A távszámlaként kiküldött számla a link elküldésétől számítva legfeljebb 14 napig érhető el a vevő számára. A program az egyes távszámlák állapotát öt lehetséges státusszal jelzi:

• elküldve
• megtekintve
• kinyomtatva
• megtekintve/lejárt
• lejárt

A távszámla használatával megspórolható a számla kinyomtatásának és postai feladásának költsége, ami csak postaköltségben is körülbelül 390 forint számlánként.

Emellett a számla azonnal célba ér, ami a vevők fizetési hajlandóságára is kedvezően hat, és a program nyomon tudja követni a küldés, megtekintés és nyomtatás állapotát is.

A távszámlaként kapott PDF megnyitásához PDF-olvasó szoftver szükséges, ehhez az Adobe Reader vagy a Foxit Reader használatát ajánlja az Infocentrum.

A böngészők (Firefox, Chrome, Internet Explorer) eltérően kezelik a PDF megnyitását és nyomtatását, például az újabb Firefox verziók már alapértelmezetten a saját beépített PDF-olvasójukkal jelenítik meg a dokumentumot.

Ha mégis probléma van, érdemes frissíteni a PDF-olvasót, ellenőrizni a letöltési mappát, illetve szükség esetén kérni a számla újraküldését.

Az elektronikus számla (e-számla) készítésének lehetősége a program 12.1.00-ás verziójától kezdve érhető el.

A Professional változat tartalmazza a funkciót, a Light, Szolgáltató és Kereskedő változatokhoz külön modulként vásárolható meg.

Az e-számla kizárólag elektronikus (PDF) formában érvényes, ezért így is kell megőrizni, és szükség esetén így kell bemutatni egy esetleges NAV-vizsgálat során.

A kiállított e-számlák a kiállító saját gépén is tárolódnak, emellett feltöltésre kerülnek az Infocentrum szervereire is.

Innen jutnak el e-mailben a vevő e-mail címére, és biztonsági okokból elektronikus formában 10 évig tárolják őket a szervereken.

A számla lezárásakor megjelenő [E-Számla] gombra kattintva a program egy, a számlasorszámból képzett nevű PDF fájlt hoz létre, például HUF000123-2026.pdf formában.

A PDF-ben megjelenik a számla nyomtatási képe, csatolmányként pedig a NAV-struktúrának megfelelően legenerált XML a számla adatairól, valamint a számlafejlécben tárolt egyedi SHA3-512 azonosító.

Az elkészített e-számlákat a számlalistában egy [e] betűjelű ikon jelöli. A kék színű ikon azt mutatja, hogy a számla sikeresen feltöltésre került, míg a piros ikon feltöltési hibára utal.

Nem: az elektronikus számlát a vevő a megadott e-mail címére kapja meg egy értesítés kíséretében, amelyhez a digitális számla (PDF) csatolva van.

A PDF megtekinthető, de a program kifejezetten jelzi, hogy az e-számla nem nyomtatandó, hiszen kizárólag elektronikus formában érvényes.

A funkció a Beállítások menü Bizonylatok pontján belül, a Beállítások almenüben kapcsolható be. Itt választható meg, hogy a termékdíj csak megjelenjen a számlán, vagy külön is számolásra kerüljön.

A termékdíjköteles összetevőket a Karbantartás menüben lehet regisztrálni, CSK, KT és KF (EPR) kódok segítségével.

A termék adatlapjának „Termékdíj” fülén lehet ezeket a tételeket a termékhez hozzárendelni, megadva a rájuk eső mennyiséget kilogrammban.

A termékdíj-információk ezután automatikusan megjelennek a kiállított bizonylaton, akár részletezve, akár egyszerűsítve, és a számlalistában külön ikon jelzi a termékdíjat tartalmazó számlákat.

Igen, a program 9.7.00-ás verziójától kezdve van külön Környezetvédelmi termékdíj lekérdezés funkció, amely a termékdíj-bevallás elkészítését segíti kódok szerinti összesítéssel.

A lista szűrhető teljesítés dátuma, vevő, termékmegnevezés és pénznem szerint, az eredmények pedig rendezhetők termékdíj-kód, megnevezés, mennyiség és érték szerint, illetve nyomtathatók és exportálhatók is.

Az üzleti adatok biztonsága kiemelten fontos, ezért az adatvesztés kockázatának csökkentése érdekében érdemes az adatokat rendszeresen menteni.

A program frissítése előtt kifejezetten javasolt az adatok archiválása, hogy hiba esetén se vesszen el semmilyen adat.

A számlázóprogram alapbeállítás szerint minden kilépéskor a saját mappáján belül létrehoz egy DIX állományt, amely egy biztonsági mentés, illetve lehetőség van a használat közben bármikor kezdeményezni ilyen mentés készítését (Segédfunkciók menüpont). Legbiztonságosabb, ha ezeket a mentéseket a használattól eltérő helyen tároljuk, így a számítógép meghibásodása esetén is rendelkezésre állnak.

Hálózatos számlázó esetén a Segédfunkciók menüpont és a DIX készítés lehetősége nem érhető el; itt a számlázó adatbázisát (ICSZAMLA.FDB) szükséges a szerver alap mentési struktúrájába illeszteni. Mivel egy számítástechnikai eszköz bármikor meghibásodhat, célszerű informatikusukkal együtt mielőbb kidolgozni a biztonsági mentések automatizálását, így elkerülhetőek az adatvesztésből származó károk.

A számlázó és az útnyilvántartó program nem felhőalapú, azaz adatokat nem tárol egy távoli szerveren, ezért adatvesztés esetén az Infocentrum Szoftver Stúdió nem tudja pótolni azokat.

A DIX a számlázó program külső export állománya, amely az adatok mellett a programverziót is tartalmazza.

Az aktuális adatállapotról a „Mentés külső állományba (dix)” funkcióval készíthető ilyen fájl, ami különösen hasznos, ha a programot másik számítógépre szeretné valaki áttelepíteni, vagy az adatokat külső adathordozón is meg szeretné őrizni.

A visszaállítás két forrásból történhet: az archívumból, ahol az összes korábbi mentés listája dátummal és idővel elérhető, vagy egy külső export (dix) állományból, amelyet be kell tallózni.

Ha a mentés egy régebbi programverzióval készült export állomány, akkor a „Régi adatbázis importálása” funkciót kell választani a visszatöltéshez.

Hiba esetén a hibaablak alján lévő „Vágólap” gombra kattintva a hibaüzenet teljes szövege lemásolható.

Ezután egy új e-mailben, jobb kattintással beillesztve el kell küldeni a szöveget az info@infocentrum.hu címre, kiegészítve azzal, hogy milyen műveletek előzték meg a hibát, első alkalommal fordult-e elő, és milyen szoftververziót használ.

A fejlesztők ez alapján tudják kivizsgálni a problémát.

A program jelenleg az alábbi rendszerek felé tud adatfájlt exportálni:

• RLB-60 egyszeres és kettős könyvelés
• Infotéka Kontír FB rendszer (DOS és WIN verzió)
• NTAX kettős könyvvitel

A Ten-Soft könyvelőprogramhoz szükséges export hamarosan érkezik.

Az export funkció a Számlalista ablak alsó menüsorában található, és kiválasztható, hogy csak a kijelölt, vagy - kijelölés hiányában - az összes listázott számla kerüljön az adatfájlba.

A könyvelőprogramok jellemzően külön állományban fogadják a készpénzes és a nem készpénzes számlákat, ezért a könyvelési export elkészítése előtt érdemes fizetési mód szerint szűrni a számlalistát.

Az Infotéka Kontír exportnál például a készpénzes számláknál más főkönyvi számlát (381 vagy 384) kell megadni a szokásos 311 helyett, a nem készpénzes számláknál pedig a főkönyvi számokat exportálás előtt célszerű ellenőrizni.

Az RLB-60 rendszer felé a program régebbi DBF, illetve újabb CSV formátumban is tud exportálni.

Az exportnál az alábbiak választhatók ki:

• az egyszeres vagy kettős könyvelés
• a pénzforgalmi szemléletű elszámolás
• az összesítő bizonylat mezőinek kitöltése
• a devizás számlák kezelése
• az országkód továbbítása
• a teljesítés dátumának preferenciája

A 17/2020. (XII. 30.) PM rendelet miatt a PTGSZLAH adatszolgáltatási időszak záró dátuma csak 2021. január 4-ét megelőző dátum lehetett, ezért a modul 2021-től nem rendelhető meg, és el is lett távolítva a szoftverből.

Korábban a 10.0.06-os verziótól kezdve a modul havi adatállományt tudott készíteni, amelyet a NAV Nyomtatványkitöltő (ÁNYK) programjába lehetett importálni azon számlákról, amelyeknél a „készpénzzel fizetve” beállítás aktív volt.

2016. január 1-től az adóhatósági adatszolgáltatás miatt a címadatokat részletesebb, megbontott formában kell tárolni:

• közterület neve és jellege
• házszám
• kerület
• épület
• lépcsőház
• emelet
• ajtó

2016.01.01-től már csak megbontott címadatokkal lehet számlát kiállítani, ezért a vevő adatlapján egy „Cím szétválasztása” gomb segít a régi, egybefüzött cím intelligens szétbontásában – a javaslat kézzel is módosítható, de szétbontás után mindenképp ellenőrizni kell az adatok helyességét, mielőtt elmentik a vevő adatlapját.

Évzárásra nincs szükség, mivel a korábbi évek számlái továbbra is elérhetőek a programmal.

Évnyitáshoz új számlatömböt kell nyitni, amire a program az új év első indításakor figyelmeztet. Ezt az üzenetre kattintva, vagy a Beállítások / Bizonylatok / Számla / Számlatömb adatai menüpontban lehet megtenni.

A számlakiállító adatai a számlázóban a Beállítások / Bizonylatok / Beállítások menüpontban a Szállító adatai gombra kattintva érhetők el. Az adatok módosításának egy részéhez nem szükséges ügyfélszolgálatunk közbenjárása, azonnal módosíthatók (pl. cím adatok).

A számla kiállító neve és adószáma azonban a kulcsban tárolt adat, ezek változtatásához a kulcs módosítása szükséges.

Fontos tudni, hogy az adatok változtatását kollégáink telefonon nem fogadhatják, azt kizárólag a regisztrációkor megadott e-mail címről írt levéllel lehet kezdeményezni.

A Beállítások / Bizonylatok / Beállítások menüpontban a Szállító adatai gombra kattintva megnyíló panelen vehető fel a közösségi adószám.

Fontos, hogy a közösségi adószám mindig két betű + nyolc szám, szóköz nélkül.

Igen. Plusz információk megjelenítésére a Megjegyzés, Sablon, Figyelmeztetőszöveg, Kísérőszöveg, vagy Szállító egyéb adat mind alkalmas lehet. Ezek közül a sablon és a szállítói megjegyzés alapvető HTML kiemeléseket is tartalmazhat a figyelem felkeltésére, például egy félkövér, piros színnel kiemelt „FIGYELEM! Megváltozott a bankszámlaszám!” szöveg formájában.

A visszaváltási díjat a számlán külön tételként kell feltüntetni, azaz első lépésként vegyen fel egy erre szolgáló tételt (pl. DRS díj vagy visszaváltási díj). A tétel ÁFA-kódja ATK legyen, azaz ÁFA tárgyi hatályán kívüli.

Fontos, hogy a kötelezően visszaváltási díjas, NEM újrahasználható termékek esetén a visszaváltási díj nem tartozik az ÁFA alapjába, az újrahasználható termékek és az önkéntesen visszaváltási díjas termékek visszaváltási díja viszont betétdíjként kezelendő, amelynek ÁFA-kulcsa azonos a kapcsolódó termék ÁFA-kulcsával!

Bevételi pénztárbizonylatot a kiállított számlákhoz tudunk kiállítani. Ehhez a Számla / Lekérdezések menüpontban ki kell választani a megfelelő számlát, majd az alsó gombsorból a Pzt.biz gombot.

Fontos, hogy pénztárbizonylatot csak abban az esetben tudunk készíteni, ha azt megelőzően létrehoztuk az aktuális évre a pénztárbizonylat tömböt a Beállítások / Bizonylatok / Pénztárbizonylat menüpontban.

Az elkészült pénztárbizonylatok a Számla / Lekérdezések / Pénztárbizonylat menüben megtalálhatók. További részleteket a súgóban találhatnak.

Kiadási pénztárbizonylatot a bevételezésekhez tudunk kiállítani. Ehhez a Bevételezés / Lekérdezések menüpontban ki kell választani a megfelelő Bevételezési bizonylatot, majd az alsó gombsorból a Pzt.biz gombot.

A pénztárbizonylat kinézete

Fontos, hogy pénztárbizonylatot csak abban az esetben tudunk készíteni, ha azt megelőzően létrehoztuk az aktuális évre a pénztárbizonylat tömböt a Beállítások / Bizonylatok / Pénztárbizonylat menüpontban.

Az elkészült pénztárbizonylatok a Bevételezés / Lekérdezések / Pénztárbizonylat menüben megtalálhatók. További részleteket a súgóban találhatnak.

A számlázóban készíthető bizonylatokon a megjelenő árakat, értékeket többféle módon kerekíthetjük.

A kerekítés beállításait a Beállítások / Alapbeállítások / Kerekítés menüpontban sémákba rendezhetjük.

A létrehozott sémákat ezután a megfelelő bizonylat tömbhöz kötjük, így például az adott számlatömbben készült számlák mindig az adott séma szerint lesznek kerekítve. A kerekítésnél beállíthatunk egészre kerekítést is vagy tizedesjegyek számát, de azt is, hogy mit kerekítsen a program.

Fontos kiemelni, hogy a számlázó minden esetben az eredeti összegekkel számol, a kerekítés csak a nyomtatott bizonylatokra vonatkozik.

Az adózásra vonatkozó szövegek a számlázóban a számlatömb adataihoz vehetők fel a Beállítások / Bizonylatok / Számla / Beállítások menüpontban. Itt az adott tömböt kiválasztva a Számlatömb módosítása gombra kell kattintani, majd a megjelenő panelen a §-jelnél lehet kiválasztani a szükséges szöveget.

Mivel a beállított szöveg minden bizonylatra érvényes lesz, amit abban a tömbben készítünk, ezért szerkesztését egy kis lakat védi. Módosítása előtt erre rá kell kattintani.

A számlázó és útnyilvántartó programok lokális adatbázisban tárolják az adataikat, nem pedig felhőben. Ez azt jelenti, hogy az éles adatbázis, valamint a létrejövő automatikus biztonsági mentések kizárólag a használt számítógépen találhatóak meg.

Ezért fontos ezekről az adatokról rendszeres időközönként a használattól eltérő helyre másolatokat készíteni, különben a számítógép meghibásodása esetén az adatok hozzáférhetetlenek lesznek. A számlázó és az útnyilvántartó program nem felhőalapú, azaz adatokat nem tárol egy távoli szerveren, ezért adatvesztés esetén az Infocentrum Szoftver Stúdió nem tudja pótolni azokat.

A számlázóprogram alapbeállítás szerint minden kilépéskor a saját mappáján belül létrehoz egy biztonsági mentést (DIX). Ha a számítógépen az adatok hozzáférhetőek, akkor az Infocentrum mappán belül (alapesetben a C:\InfoCentrum\DigitalInvoice\GDBDatabase\Archive) ezeket a mentéseket megtalálják DISAVE(évszám)(hónap)(nap)(óra)(perc)(másodperc).DIX állománynevek alatt. A visszatöltés a Segédfunkciók menüpontban végezhető el.

Hálózatos számlázó esetén a Segédfunkciók menüpont és a DIX készítés lehetősége nem érhető el; itt a számlázó adatbázisát (ICSZAMLA.FDB) szükséges a szerver alap mentési struktúrájából visszamásolni.

Windows-rendszerállapot visszatöltés esetén a számlázó és útnyilvántartó program adatai felülíródnak azon adatokkal, melyek az állapot elmentésekor voltak aktuálisak, vagyis egy korábbi állapottal. Ez jelenthet adatvesztést olyan esetben, ha a korábbi állapot óta lettek új adatok rögzítve a szoftverben.

A folyamatos, rendszeres biztonsági mentés azért is javasolt minden esetben, mert rendszerállapot visszaállítás nem csak felhasználó által kezdeményezhető, hiba esetén is megtörténhet.

Igen, erre két módszer is adott. Az egyszerűbb, ha a teljes telepítési mappát (alapértelmezetten: C:\InfoCentrum) kimásoljuk egy pendrive-ra, majd a másik gépen visszamásoljuk a C: főmappába. Ezek után belépve a DigitalInvoice mappába, keressük meg az ICSzamla.exe fájlt, majd készítsünk az Asztalra egy parancsikont (egér jobb gomb, Küldés, Asztal parancsikonként). Fontos, hogy közvetlenül pendrive-ról ne használjuk a programot, mert nem biztonságos!

A másik módszer az áttelepítésre, hogy ha a régi gépen csinálunk egy adatbázis mentést a Segédfunkciók menüpontban, és ezt töltjük vissza az új gépen telepített friss számlázóprogramba.

Mindkét verzió esetében ügyeljünk rá, hogy az adatok ellenőrzését követően a régi gépről távolítsuk el a programot, nehogy véletlenül párhuzamosan használjuk.

2016. január 1-től a 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet alapján minden számlázóprogramnak rendelkeznie kell egy „Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” nevű funkcióval, amely egy adott időszakban vagy számlatartományban kiállított számlák eseti ellenőrzését teszi lehetővé XML formátumban.

Az Infocentrum Számlázó a 10.2.00-ás verziótól tartalmazza ezt, és a felhasználónak alapvetően nincs teendője vele, csak a funkció meglétét és elérhetőségét kell tudnia, mivel a NAV kérheti be az adatokat egy esetleges vizsgálat során.

Az online számla-adatszolgáltatás 2018. július 1-től kötelező, 2021. január 1-től pedig - néhány kivétellel - már minden számlázási eseményről adatot kell szolgáltatni a NAV felé, a NAV Online Számla rendszer 3.0 verziójának bevezetésével.

Ehhez az Infocentrum Számlázó 11.1.00-ás vagy újabb verziója szükséges, amely a meglévő licenccel rendelkezőknek teljesen költségmentesen elérhető frissítésként.

A NAV-lejelentéshez pontosan ki kell tölteni az alábbi adatokat:

• a vevő adószáma
• a vevő adóalanyisági státusza
• csoportazonosító szám (ha van)
• hogy a vevő közösségen belüli vagy kívüli-e
• a közösségi adószám vagy harmadik országbeli adóazonosító, ha releváns

A partner adatainak pontos kitöltése azért fontos, mert ez befolyásolja, hogy a számla adatai megfelelően eljutnak-e a NAV-hoz.

A NAV oldalán regisztráció során létre kell hozni egy technikai felhasználót, majd az ehhez tartozó adatokat a számlázó program Beállítások menüpontjában meg kell adni.

Emellett a programban használt mennyiségi egységeket és fizetési módokat is össze kell kötni a NAV által definiált egységekkel, illetve fizetési módokkal - ha egyik NAV-os egység sem illik rá, a „Saját” típust kell választani.

Igen, a program 11.8.00-ás verziójától kezdve támogatott a kötegelt lejelentés, amely tetszőleges számú, korábban „offline” állapotban lévő számlát tud feldolgozni, ezeket a rendszer 100-as csoportokba szervezve küldi el a NAV felé.

Az OSS (egyablakos rendszer) opció bekapcsolásakor az adott számlatömbben kiállított számlák nem kerülnek be a NAV Online Számla rendszerébe.

Erre azoknak az adózóknak van szükségük, akik EU-s országokba szállítanak, és túllépik a 10 000 eurós értékhatárt - fontos, hogy ez a beállítás csak a tömb első számlájáig módosítható.

A számlázóprogram ilyen esetben sem gátolja a számlák kiállítását, de hibaüzenetet jelenít meg az adatszolgáltatás sikertelenségéről. A program minden indításakor és leállításakor újra próbálkozik, de a Számla / Lekérdezések / NAV Online számla menüpontban ezt manuálisan is lehet kezdeményezni.

A NAV szerver elérhetőségével kapcsolatban ügyfélszolgálatunk nem illetékes, a hiba okáról, a szolgáltatás állapotáról kizárólag a NAV ügyfélszolgálata tud tájékoztatást adni a 1819-es infóvonalon.

Ha a NAV szerver nem elérhető… oldalunkon további hasznos információk találhatók a témával kapcsolatban.

Ha a számla lejelentésekor kommunikációs hiba történik a NAV szerverével, az érintett számlák „várakozó” státuszba kerülnek.

A program ezután automatikusan, vagy a felhasználó által manuálisan is megkísérelheti újra a lejelentést a Számla / Lekérdezések / NAV Online számla menüponton keresztül.

• A szürke ikon azt jelzi, hogy a NAV még nem dolgozta fel a számlát, ilyenkor érdemes a program gombjaival kézzel frissíteni az állapotot.
• A sárga ikon figyelmeztetéssel lejelentett számlát jelöl - a NAV szerint a figyelmeztetések nem akadályozzák az adatszolgáltatás teljesítését, de a számla tartalmát felül kell vizsgálni.
• A piros ikon azt jelenti, hogy a NAV nem fogadta el a számlát, ilyenkor a „Státusz részletek” gombra kattintva tudható meg a pontos ok, és helyesbítés vagy érvénytelenítés szükséges.
• A zöld ikon elfogadott, rendben lévő számlát jelez, amivel nincs további teendő.

Nem javasolt: az útmutató kifejezetten figyelmeztet, hogy hibás státusz esetén a felhasználó ne végezzen technikai érvénytelenítést, mert ezt követően a javított számlát már nem tudja újra lejelenteni a NAV felé.

Emellett a felhasználó a figyelmeztetéssel lejelentett tételeket manuálisan „megoldottnak” jelölheti, amivel a lista szűrhetővé válik.

Igen, erre adott a lehetőség. A könyvelőnek ebben az esetben a NAV Online rendszer használatához létrehozott Technikai felhasználó adataira van szüksége. Ezt Önök hozták létre, és a számlázóban a Beállítások / Alapbeállítások / NAV Online számla menüpontban (jelszavas belépés esetén pedig a felhasználói panelen) megtekinthetők a jelszó kivételével. A könyvelő részére ezeket az adatokat kell átadni.

Mivel a NAV Online számla regisztrációkor a jelszót a regisztráló adja meg, ezért annak elfelejtése esetén ügyfélszolgálatunk sajnos nem tud segíteni.

A NAV Online számla rendszerhez kapcsolódó kérdések esetében a következő linkeken lehet tájékozódni:

• Általánosan a NAV online számlázásról
• Technikai részletek a program használatáról
• Lejelentett, de hibás számlák kezelése
• NAV Online számla weboldal

Konkrét kérdésekben a NAV Online számla ügyfélszolgálat tud segítséget nyújtani a 1819-es infóvonalon, mivel Cégünk nem lát bele a lejelentett adatokba.

Bizonyos esetekben előfordul, hogy a program hibaüzenetet jelenít meg egy külön ablakban. Ilyen esetben a hibaüzenetet a gomb segítségével vágólapra kell helyezni, majd e-mailben elküldeni ügyfélszolgálatunknak az info@infocentrum.hu címre. Hibajelentést ügyfélszolgálatunk kizárólag írásban tud fogadni.

Fontos, hogy a hibaleírás az elejétől a végéig látszódjon, kollégáink csak így tudnak segíteni. Fontos továbbá, hogy a levél tartalmazzon minden szükséges információt a futtató környezetről, és arról, hogy milyen művelet közben jelentkezett a hiba.

Ha a program olyan figyelmeztető ablakot jelenít meg, amely nem másolható vágólapra, akkor hasznos arról képernyőmentést csinálni az Alt+PrtScr gomb segítségével, és azt elküldeni e-mailben ügyfélszolgálatunknak az info@infocentrum.hu címre. Fontos, hogy a levél tartalmazzon minden szükséges információt a futtató környezetről, és arról, hogy milyen művelet közben jelentkezett a hiba.

Amennyiben mobiltelefonnal a képernyőt lefotózva küldené el a hibát, ügyeljen rá, hogy a kép éles legyen és megfelelően olvasható felbontású, de ne túl nagy: a 10 MB-nél nagyobb méretű leveleket a rendszer elutasítja.

Csak abban az esetben, ha kollégáink azt kifejezetten kérik a hiba felderítéséhez, ellenkező esetben az adatvédelmi szabályok szerint az azonnal törlésre kerül.

Adatbázis mentést a Segédfunkciók menüpontban lehet készíteni, szükség esetén ezt az állományt kell a levélhez csatolva elküldeni ügyfélszolgálatunknak az info@infocentrum.hu címre. Fontos, hogy a levél tartalmazzon minden szükséges információt a futtató környezetről, és arról, hogy milyen művelet közben jelentkezett a hiba.

Legfontosabb, hogy legyünk tisztában a kérdés jellegével. A számlázás komplex folyamat, melyben a számlázó szoftver csak egy eszköz. Munkatársaink csak a programmal kapcsolatban tudnak segíteni.

Könyveléstechnikai és/vagy jogszabályi kérdésekben könyvelőjét szükséges keresnie, hiszen az adott szakember van tisztában az Ön vállalkozásának minden paraméterével. A NAV Online számla rendszerhez kapcsolódó kérdések esetében a következő linkeken lehet tájékozódni:

• Általánosan a NAV online számlázásról
• Technikai részletek a program használatáról
• Lejelentett, de hibás számlák kezelése

Konkrét kérdésekben csak a NAV Online számla ügyfélszolgálat tud segítséget nyújtani a 1819-es infóvonalon, mivel Cégünk nem lát bele a lejelentett adatokba.

Ügyfélszolgálatunknak felmerült problémájáról az info@infocentrum.hu címre küldhet üzenetet. Fontos, hogy a levél tartalmazzon minden szükséges információt a futtató környezetről, és arról, hogy milyen művelet közben jelentkezett a probléma.

A szoftver megvásárlásához 3 éves támogatás és szoftverkövetés tartozik, ezalatt a frissítések és a telefonos/e-mailes támogatás díjmentes.

A támogatási időszak lejárta után az ügyfelek kedvezményes frissítési kulcsokat vásárolhatnak a program további frissítéséhez.

A bejelentett hibák kezelését az InfoCentrum 1 munkanapon belül megkezdi, és a hibát jellemzően 1-3 munkanapon belül elhárítja.

Ha a regisztrációs kulcs elveszett, az InfoCentrum ingyenesen újraküldi azt e-mailben, egyszerű igénylés alapján.

Az InfoCentrum Szoftver Stúdió 1996 óta foglalkozik számlázó és útnyilvántartó szoftverek fejlesztésével, saját megfogalmazása szerint '1996 óta a számlázás specialistái'.

A cég kis- és középvállalkozásoknak kínál szoftveres megoldásokat.

Igen, az InfoCentrum 30 napos, indoklás nélküli pénzvisszafizetési garanciát biztosít a vásárláskor. Ha az ügyfél a vásárlástól számított 30 napon belül eláll a vásárlástól, visszakapja a kifizetett díjat.

A felhasználó 1 hónapos felmondási idővel mondhatja fel a szerződést, feltéve, hogy nincs tartozása.

A szerződés automatikusan nem hosszabbodik meg, a támogatási/frissítési időszak meghosszabbításáról az ügyfélnek magának kell gondoskodnia.

Ha a lejárt fizetési határidő után 15 napon belül nem rendezi az ügyfél a díjat, a jogos használati jogosultság megszűnik, és a kiállított bizonylatok érvénytelenné válnak.

30 napos fizetési késedelem esetén az InfoCentrum jogosult a szerződést azonnali hatállyal felmondani.

Az InfoCentrum Szoftver Stúdió Bt. (székhely: 7400 Kaposvár, Fő u. 70. 3/3, ügyvezető: Horváth Győző) az alábbi esetekben kezel adatokat:

• Megrendeléskor: a kapcsolattartó nevét, e-mail címét, cégnevét, adószámát, számlázási/postázási címét és telefonszámát kezeli a szerződés teljesítéséhez és számlázáshoz.
• Hírlevél feliratkozáskor: csak nevet és e-mail címet kér, kifejezett hozzájárulás alapján.
• Támogatási kérés esetén: a kapcsolati adatokat és a hiba leírását tárolja a probléma megoldásáig.

Adatvédelmi panasszal a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) lehet fordulni, amelynek elérhetőségei:

• Cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c
• E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
• Telefon: +36 (1) 391-1400

Emellett az érintett bírósági úton is érvényesítheti jogait az adatkezeléssel kapcsolatban.

A licenckulcs érvényessége bármikor ellenőrizhető a program névjegyén, amely a felület jobb felső sarkában látható [i] ikonra kattintva hívható elő, továbbá szerepel a kulcs-kiküldő e-mailben is.

A számlázó verziószáma és a változat neve az ablak fejlécében szerepel a licenctulajdonos nevével együtt. Az adatok ellenőrizhetők a program névjegyén is, amely a felület jobb felső sarkában látható [i] ikonra kattintva hívható elő, továbbá szerepel a kulcs-kiküldő e-mailben is.

Ilyen esetben javasoljuk, hogy az állományokat e-mail csatolmányként küldjék el részünkre a teljes hibaleírással az info@infocentrum.hu címre, hogy szakértőink megvizsgálják és megkíséreljék helyreállítani azokat.

A szoftver újratelepíthető weboldalunkról, majd aktiválható az aktuális licenckulccsal. Fontos, hogy a korábbi számlatömb a sorszám duplikációk veszélye miatt nem folytatható, újat kell létrehozni a korábbiaktól eltérő előtaggal.

Javasoljuk továbbá, hogy könyvelőjükkel egyeztetve készítsenek jegyzőkönyvet, rögzítve benne az okot és a digitálisan reprodukálhatatlan sorszámtartományt.

Legfontosabb, hogy legyünk tisztában a kérdés jellegével. A számlázás komplex folyamat, melyben a számlázó szoftver csak egy eszköz. Munkatársaink csak a programmal kapcsolatban tudnak segíteni.
Könyveléstechnikai és/vagy jogszabályi kérdésekben könyvelőjét szükséges keresnie, hiszen az adott szakember van tisztában az Ön vállalkozásának minden paraméterével.
A NAV Online számla rendszerhez kapcsolódó kérdések esetében a következő linkeken lehet tájékozódni:

• Általánosan a NAV online számlázásról
• Technikai részletek a program használatáról
• Lejelentett, de hibás számlák kezelése

Konkrét kérdésekben csak a NAV Online számla ügyfélszolgálat tud segítséget nyújtani a 1819-es infóvonalon, mivel Cégünk nem lát bele a lejelentett adatokba.

Ügyfélszolgálatunknak felmerült problémájáról a info@infocentrum.hu címre küldhet üzenetet.
Fontos, hogy a levél tartalmazzon minden szükséges információt a futtató környezetről, és arról, hogy milyen művelet közben jelentkezett a probléma.

Felmerült kérdését közvetlenül is megküldheti az alábbi űrlap segítségével. Kérjük, hogy email címét helyesen töltse ki, hiszen kollégáink erre küldik meg válaszukat.