Kintlévőségek figyelése és felszólító levelek küldése

Követelések figyelése (felszólítólevelek küldése)

A számlázó programban a kibocsátott, de még nem kiegyenlített számlák listája jelenik itt meg. Természetesen csak azon számlák, melyek a szűrőfeltételeknek megfelelnek.

Szűrőfeltételnek megadható:
  1. Követelés típusa
    • lejárt követelés (fizetési határidő lejárt)
    • nem lejárt követelés (fizetési határidő még nem járt le)
    • összes követelés (lejárt és nem lejárt követelések mindegyike)
  2. Dátumhatár

A beállított szűrő feltételek megjegyzésre kerülnek így a számlázó program indításakor nem kell a lista szűrésére időt pazarolni.

A követelések lista segítségével felszólítólevelek küldésére, nyomtatására is van lehetőség. A 'Követelések' listát rendezhetjük Dátum, Sorszám, Vevő, Tartozás összege és Lejárt napok száma alapján. Egy jó rendezéssel könnyen kiválaszthatjuk azon vevőket, akiknek felszólító levelet szeretnénk küldeni.

A listában az is látható, hogy adott követeléshez küldtünk e már felszólító levelet. Ezt jelzi az utolsó oszlopban megjelenő levél ikon. Az ikon melletti szám mutatja, hogy hány felszólító levél kerül kiküldésre.

Jó ha szem előtt tartjuk azt is, hogy kintlévőségeink behajtása annál eredményesebb, minél hamarabb jelezzük a partner felé, hogy elmaradása van. A lejárt napok száma a követelések listára tekintve könnyen megállapítható, illetve célszerű ebben az esetben a követelés listát a 'lejárt napok száma' alapján rendezni.

A követelések lista alján megjelenik az összes követelés összege a számlázóban beállított alapvalutában számolva. Emellett valutanemenkénti bontásban megtekinthetjük a kintlévőségeink összegét. A követelések lista alján megjelenő követelés összege természetesen mindig az aktuális szűrt lista alapján történik.

A nyomtatott levél és az e-mail is egy-egy sablon alapján körlevélszerűen készíthető több kijelölt vevőhöz is. A sablonok szerkesztésénél használhatóak a HTML tagok, valamint előre definiált változók (név, cím stb.) is beszúrhatóak, amik mindig az adott vevő és számlaadatokkal töltődik ki.

A tételeket a szokásos módszerrel jelölhetjük ki (ins , + , - , *).

E-mail küldés esetében a sablonnál meg kell adni a levélküldő kiszolgálót (SMTP protokoll támogatott, SSL és TLS nem támogatott) és ha van, akkor az azonosítási adatokat.

Csak azoknak a vevőknek lehet e-mailt küldeni akiknek van e-mailcím megadva. Ha csoportos küldés van akkor a cím nélküli vevőhöz tartozó sorok kijelölve maradnak és erre figyelmeztet is a számlázó program. Ha valamilyen hiba történik a csoportos küldés alatt egy adott üzenetnél, akkor az egész csoportos küldés leáll, a hibás levél adatait kiírja a számlázó program és a visszalévő elemek kijelölve maradnak.

Postai levelek csoportos nyomtatása szintén a kijelöléssel kezdődik, de itt nyomtatás után is megmaradnak a kijelölések, segítséget adva ezzel boríték nyomtatására is a levelekhez. A csoportos boríték nyomtatáshoz a kurzorral az egyik kijelölt elemre kell állni előtte, ellenkező esetben csak ahhoz a vevőhöz nyomtat, amin a kurzor áll.

Fontos, hogy a figyelmeztető levél kiküldése hatással van a vevőink megbízhatósági státuszára is.Az első figyelmeztető levél kiküldésével a vevő megbízhatósági státusza a számlázó programban automatikusan a megbízható állapotból közepes-re módosul, a második levél kiküldését követően pedig nem megbízható lesz a státusza.

A megbízhatósági státuszt a számlázó programban a vevő adatlapon megtekinthetjük, és természetesen manuálisan a csuszka mozgatásával módosíthatjuk is. Számlakészítés közben és a számla listában is ezek a vevők megkülönböztető színnel jelennek meg. A 'Közepes' megbízhatóságúak sárga színnel, a 'Nem megbízhatóak' pedig pirosan.

Felszólítólevelek listája

A számlázó programmal az aktuális napig kiküldött felszólítólevelek listázódnak, tehát látható az összes eddig kiküldött felszólítólevél. A felszólító levelek listát rendezhetjük

  • vevők,
  • sorszám és
  • kiküldés dátuma szerinti sorrendbe.

A felszólító levelek listában szűrési paraméternek az alábbiak adhatók meg:

  • dátumhatárok
  • vevők
Így csak a feltételnek megfelelő felszólító levelek jelennek meg a listában.

A listában a felszólító levéllel kapcsolatban az alábbi adatok jelennek meg:

  • vevő neve
  • levél típusa (e-mail. postai levél)
  • számla sorszáma
  • felszólító levél kiküldésének dátuma
  • Megjegyzés

A felszólítólevelek közül törölni is lehet saját belátásunk szerint.