Útnyilvántartó - Lépésről lépésre

Ezen az oldalon néhány perc alatt elsajátíthatja, hogyan tudja útnyilvántartását a lehető legegyszerűbben elkészíteni, akár visszamenőleg is.
Nulláról indulva, lépésről lépésre végigvisszük azon a folyamaton, amit az útnyilvántartása elkészítésekor meg kell tenni. Az első néhány lépést csak egyszer kell megtenni, így később még egyszerűbb lesz az új utak felvitele.

Első lépés: Járművek felvitele

Ezt a műveletet csak egyszer kell elvégezni. A [Beállítások] fülön kattintson a [Járművek] gombra.

[Új] gombbal új gépjárművet lehet felvenni, a [módosítás] gombbal a lista aktuális elemének adatait tudja megváltoztatni.
Az adatok kitöltése értelemszerűen a fenti példa alapján lehetséges.
A mezőt üresen is hagyhatja, a program az APEH norma és a hengerűrtartalom alapján kiszámolja ezt az értéket.

Második lépés: Cég adatainak megadása

Szintén csak egyszer kell elvégezni. A [Beállítások] fülön kattintson a [Cégadatok] gombra.

A cég nevét, címét és adószámát kell megadni. Ezek fognak megjelenni a kinyomtatott útnyilvántartáson.

Harmadik lépés: Éves alapbeállítások megadása

Évente el lehet dönteni, hogy az elszámolás milyen feltételek alapján történjen. Ez akár autónként különbözhet is.

Ezt a részt figyelmesen töltsük ki, mivel az itt megadott paraméterek alapján készül az útnyilvántartás, ez alapján számolódnak a költségek. Érdemes ezen beállításokat egyeztetni a könyvelőjükkel is.
Azért nem kell megijedni, mivel úgy készítettük a programot, hogy bármikor tetszőlegesen lehessen ezeket a paramétereket változtatni, akár a feltöltés közben is. A program mindig az aktuálisan beállított értékekkel számol, így a már felvitt utakat is átszámolja a beállítások alapján (azaz nem lehet elrontani, nincs feleslegesen vagy rosszul felvitt út).

Ezeket a beállításokat minden évben, minden autóra meg kell adni. Erre azért van szükség, mert lehet, hogy bizonyos elszámolás kedvezőbb idén, de az autó állapotától, vagy a törvényi változások miatt, jövőre érdemes lehet más módon elszámolni a költségeket.

Az [Új] gomb megnyomása után válasszuk ki az adott évet és autót a rendszáma alapján.
Következő lépésként azt kell eldönteni, hogy az üzemanyag számlák alapján számoljuk el a költségeket, vagy az APEH norma alapján. Cégautónál a benzin számlák alapján kell a költségeket elszámolni, így ezt az opciót arra használhatjuk, hogy ellenőrizzük, hogy nagyságrendileg megfelelő költségek jönnek-e ki. A végleges nyomtatás előtt természetesen cégautó esetén az "üzemanyag normával is számol" opciót majd ki kell kapcsolni.

Kötelezően meg kell adni, a kezdő kilométeróra állást (január 1. vagy ha évközben vettük az autót, akkor az akkori adatot). A befejező kilóméteróra adatot a program akkor tudja kiszámolni, ha be van kapcsolva a "Kizárólag üzleti használat" opció. Ha ez nincs, akkor év végén kézzel kell ezt beírni.

Negyedik lépés: Útnyilvántartás készítése

Most már neki is állhatunk az útnyilvántartás elkészítésének. Ehhez lépjünk vissza a [Nyilvántartás] fülre.

A RoadRegister útnyilvántartó óriási előnyét most lehet élvezni, hiszen nem szükséges felvenni előre a partnereket, kiinduló és cél állomásokat, távolságokat.
Ezeket mind a nyilvántartás felvitele közben megjegyzi a program. Egyszerűen csak töltsük ki a táblázatot, mentéskor a program minden felvitt adatot megjegyez.

Útnyilvántartás kitöltése:

Kattintson az [Új út] gombra és már gépelheti is, a partner nevét a "kihez" oszlopban. Amennyiben létezik már a partner, akkor az első néhány betű alapján kiválasztható.
Ha nem létezik a partner, akkor a név beírása után nyomjon egy [Enter]-t, ekkor a program megkérdezi, hogy menthető-e (tipp: ez a visszakérdezés is kikapcsolható az [Alapbeállítások]-nál, így még gyorsabb a felvitel).

Ugyanígy lehet kitölteni a partner címét a "Hova" oszlopban. A honnan értéket pedig a program automatikusan kitölti az alapján, hogy oda-vissza útról "OV" oszlop beikszelve, vagy csak egyirányú útról van szó. Oda-vissza út esetén a következő kiindulási állomás megegyezik az előzővel. Amennyiben csak egyirányú az út, akkor pedig a célállomás lesz a következő kiindulás.

Következő tétel felvételéhez elég a [lefele nyilat] megnyomni és már mehet is a kitöltés.
Amint feltöltöttünk néhány utat (10-20), akkor egyre gyorsabb lesz a kitöltés, hiszen már csak ki kell választani a partnert és egy [lefele nyilat]-t nyomni.

A program a beépített távolságok alapján kikalkulálja az út hosszát, amit kézzel tetszőlegesen módosíthatunk a tényleges megtett útnak megfelelően. Ezt a módosítást is megjegyzi a program, így legközelebb már a pontos távolsággal számol.

Ötödik lépés: Útnyilvántartás kinyomtatása

Az adott havi távolságokat és költségeket folyamatosan mutatja a program bevitel közben is, de a részletes nyilvántartás ellenőrzéséhez érdemes azt kinyomtatni, vagy előtte nyomtatási képen megnézni.

A fenti útmutató csak egy gyors segítség. Azonban a program egyszerű kezelése miatt már ennyi is elég ahhoz, hogy önállóan nekiálljon az útnyilvántartása kitöltésének.

Rendszerkövetelmények

Minimális hardver igény: Pentium III / 256 MB RAM / 20 MB szabad háttértár
Minimális képernyőfelbontás: 800 x 600 (Ajánlott! 1024 x 768)
Operációs rendszer lehetőség (32 bit): Windows NT, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Windows 7

Elkészítette már útnyilvántartását?